事務局 〒224-0057 横浜市都筑区川和 212-1

プライバシーポリシー 第1版 2019年9月1日 制定 

はじめに

 会員のサービス向上から速報性や同報配信による公平性に優位な「メールによる配信」を段階的に始めています。
 
※メール配信の際は、B.C.C.としてメール・アドレスが漏洩(拡散)しないように徹底します。
 
2017/5/30の法改正により、個人情報保護法は、個人情報を取り扱う全ての事業者にも適用することとなりました。
 
これにより、個人情報保護法上、個人情報取扱事業者が遵守すべき義務(利用目的特定、適正取得、安全管理措置、第三者提供時の本人同意取得等)は、事業者の規模によって特に区別されません。
 
【ただし、事業者の規模及び取り扱う個人データの数量等により、おのずと異なる。安全管理措置については、「必要かつ適切な措置」を講じなければならない】と明記されています。
 
神奈川県サイクリング協会は、2018年度の総会にて加盟クラブの代表者と規約について意見交換を行った結果を反映させて以下のとおりとしました。

 個人情報保護法に準拠して事業規模や取扱い数量に合わせた適切な管理を心がけますものの「中小規模事業者」に適応しますから該当する特定ガイドラインを参考にして会員に不利益が生じないための運用を実現しながら、理事の労務、ならびに、運営経費の荷重負担を抑えた対応とすることにいたします。

 経済産業省ガイドラインでは、本人を識別できるメールアドレス(氏名@○○.jpなど)は個人情報と認識されます。一方、本人を識別できない記号だけのメールアドレス(ABCDE@○○.jpなど)は、個人情報ではないとされていますが、当協会では、全て個人情報として取り扱うこととし、安全を期すこととします。

神奈川県サイクリング協会 個人情報基本方針

第1版 201991

 ① 個人情報の利用目的について
  個人情報の提供にあたり、個人情報を提供していただく際に明示した目的の範囲内で利用いたします。
  会員の皆様にメール通信サービスにより情報提供を行います。

 ② 第三者への提供について
  個人情報保護法第23条:第三者提供の制限の原則や第三者に該当しない場合(委託、合併、共同利用)に
 基づいて実施します。
  第1 
      
一: 法令に基づく場合
      二:人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難
     であるときなどは、除きます。
     ※神奈川県サイクリング協会事業などで交通事故等により意識不明などの場合など
  第5
   三: 個人データを特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される
     個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人データの管理
     について責任を有する者の氏名又は名称について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に
     知り得る状態に置いているとき。
     ※神奈川県サイクリング協会の各種案内他 関東甲信越ブロックラリー・全国サイクリング大会
      など会員に既知の事業での利用の場合など

 ③ 取扱責任者
  個人情報保護法第23条:共同利用に係る事項の変更に基づいて実施します。
  ☆取扱責任者 代表理事(
代表理事代行含む)とする。
  
☆担当者 1.  メール通信サービス:各担当理事
   
    2.事務手続き:事務局

  6
  個人情報取扱事業者は、前項第三号に規定する利用する者の利用目的又は個人データの管理について
  責任を有する者の氏名若しくは名称を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ、本人に
  通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければならない。

 ④ 個人情報に関する事項の公表について
  利用目的を含めた個人情報基本方針(本編)、ならびに、個人情報保護規定をホームページで公表します。
  改定があった場合は、神奈川県サイクリング協会規約に則り理事会承認後、速やかに公表します。

神奈川県サイクリング協会 個人情報保護規定

第1版 201991

1 (個人情報収集の目的)
 
神奈川県サイクリング協会(以下KCAという)が個人情報を収集する目的は、次の各号のとおりです。
 ・神奈川県サイクリング協会が作成した、もしくは、入手した情報提供の発送業務等のために使用

 ・速報性や緊急性を伴う、郵送において実現できなかった連絡手段のために使用
 ・保険契約や事業申込書類など企業や主催団体などに個人情報を開示(記載)のために使用
 ・アンケートなど情報収集等のために使用

2 (個人情報の範囲)
 
KCAが収集管理する個人情報とは、会員の個人を識別・特定できる情報(所属/会員番号/氏名/生年月日/性別/住所/建物名/電話番号/FAX番号/メールアドレス等)の個人情報を指します。
 メール通信サービスでは、原則として各加盟クラブの事務局(連絡責任者)、及び、個人会員の氏名とメールアドレスのみとします。
 ※
各加盟クラブにおかれましては、クラブの事務局(連絡責任者)を通じてクラブによるお問い合わせ
  による報告・連絡・相談をお願いいたします。ただし、
緊急性を伴う要件でのお問い合わせを除く。

3条(個人情報の管理)
 本
規定に基づき、個人情報の正確性の確保/トレーサビリティの確保/各種安全対策を施します。

4 (個人情報の提供・開示)
 
KCAは、会員の個人情報を、次の各号に定める場合の他は第三者に提供・開示することはありません。 この場合、KCAは、当該提供先・開示先に対して本規約を遵守させる義務を負うものとします。
 ※個人情報保護法に準拠した項目を下記に示します。
 ・会員の同意を得た場合
 ・会員の生命、身体又は財産の保護に必要な場合
 ・法令に基づく場合、又は行政機関等の指示・命令があった場合
 ・KCA、または、第三者の法益を保護するため、やむを得ずに開示する場合

5 (個人情報の変更等の対応)
 
KCAは、会員に対して個人情報の変更等を行える仕組みを提供することにより個人情報の正確性確保に努めます。この場合、主たる手段は、会員個人(加盟クラブ会員の場合は、連絡責任者を含む)による事務局への変更届になります。
 KCAは、会員等から当該個人の個人情報の削除・変更・提供等を求められた場合、速やかに対応します。この際、会員の個人を識別・特定できる情報を確認することとし、会員は、それに従うこととします。 提供拒否などに伴い、会員、ならびに、会員が所属する団体に不利益が生じても神奈川県サイクリング
協会は、一切の責任を負いません。

6条(個人情報の取り扱い)

 事務局作成の会員名簿により一元管理します。
 担当者 1.  メール通信サービス:各担当理事
     
2.事務手続き:事務局

7 (個人情報の抹消の取扱いについて)
 
会員がKCAを退会した場合、KCAは、会員個人を識別・特定できる情報を抹消します。
 また、会員が登録更新の手続きをしていない場合は、3年を限度に個人情報を抹消いたします。
 ただし、KCAの各種サービスの利用を通じてKCAに蓄積された文書履歴、例えばKCAニュース等に記載されている所属クラブ名や個人名(クラブ紹介などに記載した各加盟クラブから提供された項目など)については、提出段階で各加盟クラブが開示・提供を了承済みとして、これを除外します。
 

8 (免責事項)
 
KCAは、会員の不注意等による個人情報の漏洩が原因で生じた損害に関して一切の責任を負いません。 また、KCAは、KCAホームページにリンクが設定されている他のウェブサイトの個人情報保護やコンテンツの内容や利用によって生じた あらゆる損害に関して、一切の責任を負いません。

附則
 この規定は、令和元年9月1日から施行します。